Instruktion om visselblåsarfunktionen inom Sveaskog

1. Syfte

Visselblåsarfunktionen ska snabbt hantera anmälningar om allvarliga oegentligheter och missförhållanden inom Sveaskog. Syftet är att:

  • snabbt få reda på misstankar
  • ha en öppen och säker kanal för dem som misstänker missförhållanden,
  • öka allmänhetens förtroende och Sveaskog trovärdighet både internt och externt.

2. Vad är visselblåsarfunktionen?

Visselblåsarfunktionen är en alternativ kanal till vd och styrelse istället för ordinarie rapporteringsvägar. Den som har synpunkter på verksamheten bör i första hand (ordinarie rapporteringsväg) ta kontakt med sin närmaste chef eller den chef som är ansvarig för den verksamhet där oegentligheten förekommer. 
Visselblåsarfunktionen är begränsad till allvarliga oegentligheter och missförhållanden samt till en begränsad personkrets av ledande befattningar.

3. Skydd för visselblåsaren (anmälaren)

En anmälare ska kunna vara säker på att det som anmälts blir omsorgsfullt behandlat och att anmälaren själv inte drabbas av några repressalier.
Ingen form av sanktion, missgynnande eller diskriminering får riktas mot person som anmält om en allvarlig oegentlighet eller missförhållande.

Anmälares önskemål om anonymitet ska respekteras.

4. Skydd för anmälda personer

De uppgifter som kommer in via visselblåsarfunktionen kan innehålla känsliga personuppgifter, till exempel kan viss person utpekas som misstänkt för brott eller för att skapa allvarliga missförhållanden.

Processen för hantering av anmälningar säkerställer skydd och säkerhet för anmälda personer i samband med utredning och hantering.

Personrelaterade uppgifter får inte sparas längre än ärendet kräver. Det innebär att personuppgifter i anmälningar som inte bedöms innebära allvarliga oegentligheter eller missförhållande ska gallras och tas bort snabbt enligt fastställd rutin.

5. Visselblåsarfunktionens omfattning

Visselblåsarfunktionen omfattar enbart allvarliga oegentligheter och missförhållanden inom Sveaskogs verksamhet såsom:

  • Mutor eller korruption
  • Jäv
  • Finansiella bedrägerier (oriktig bokföring, överträdelse av interna kontrollprocedurer, förskingring)
  • Miljöbrott
  • Säkerhetsbrister
  • Allvarliga former av diskriminering, mobbning och trakasserier

Den personkrets som omfattas av visselblåsarfunktionen är företagsledningen samt följande nyckelpersoner: ekonomichef och marknadschefer. Vid misstanke om allvarligt brott tas alla anmälningar upp för behandling.

Visselblåsarfunktionen är inte till för att anmäla mindre förseelser eller allmänt missnöje och klagomål. Synpunkter av den karaktären anmäls och hanteras via Sveaskogs ordinarie rapporteringsvägar. 

6. Processbeskrivning

 

Värdegrund

Värdegrunden och ledningens agerande är av avgörande betydelse för hur oegentligheter och missförhållanden förebyggs och hanteras. 

Det övergripande regelverket består främst av: 

-                     Uppförandekoden

-                     Riktlinje för gåvor, förmåner och representation

1. Anmälan. Mottagande

För att säkerställa ett säkert system med skydd för anmälare har Sveaskog valt företaget Interaktiv Säkerhet som externt ombud för mottagande av anmälningar. Anmälningar kan göras genom ett särskilt webbformulär som nås via Sveaskogs externa hemsida eller genom brev, mejl eller telefonsamtal. 

Interaktiv Säkerhet gör en kontroll enligt principerna i denna instruktion, avsnitt 5 om Visselfunktionens omfattning. Anmälningar som ligger inom den definierade visselfunktionen lämnas vidare till en av Sveaskog utsedd extern part.

Informationen i övriga ärenden gallras bort omgående enligt fastställd rutin.

2. Utredning

För utredning ansvarar extern part. Utredning sker så fort det är praktiskt möjligt. Allvaret och komplexiteten i ett ärende påverkar hur lång tid det tar att utreda frågan.

Rapportering sker till HR–specialist.

3. Åtgärder

HR–specialist för vidare frågor till vd eller direkt till ordförande i styrelsens Revisionsutskott.

Beroende på frågans art vidtas internt inom Sveaskog korrigerande och/eller disciplinära åtgärder.

Polisanmälan eller anmälan till annan myndighet ska göras vid misstanke om brott.

4. Uppföljning

HR–specialist följer upp utredda ärenden och ansvarar för övergripande rapportering till styrelsens Revisionsutskott.

5. Förebyggande förbättring

Omedelbara brister och felaktigheter ska åtgärdas direkt.

Anonymiserad statistik över vilken typ av ärenden som anmäls kan tas fram och användas som underlag i det förebyggande förbättringsarbetet.

Den övergripande rapporteringen till styrelsens Revisionsutskott blir ett underlag för den strategiska riskanalysen som även omfattar handlingsplan för varje angiven risk som ingår i denna plan.